»     Opstellen van een gedragscode

»     Voorlichting en training aan werknemers

»     Registratie van incidenten

»     Opvang na incidenten

»     Aanwezigheid van een klachtenregeling

»     Aanstellen van een vertrouwenspersoon

Uitspraken van rechters in soortgelijke zaken laten zien dat het niet aanstellen van een vertrouwenspersoon een belangrijke reden is om te oordelen dat er onvoldoende Beleid ongewenste omgangsvormen is gevoerd. De werkgever kan hier dan voor aansprakelijk worden gesteld.

Samengevat: er bestaat geen wettelijke verplichting voor het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Daar staat tegenover dat – op grond van genoemde instructienorm en jurisprudentie – het niet aanstellen van een vertrouwenspersoon gelijkstaat aan het niet goed of onvoldoende invulling geven aan de wettelijke eis om PSA-beleid te voeren.

In een aantal branche-of bedrijfscao’s is de verplichting opgenomen voor de aangesloten bedrijven/organisaties om een vertrouwenspersonen aan te stellen (onder andere cao BVE, cao Bakkersbedrijf, cao Ziekenhuizen).

Momenteel (april 2021) is een wetsvoorstel in behandeling bij de Tweede Kamer waarin een verplichting voor de werkgever wordt geregeld om voor ieder werknemer de toegang tot een vertrouwenspersoon te regelen.

2.   Wie is de vertrouwenspersoon?

Vertrouwenspersonen zijn in de jaren 80 van de vorige eeuw ontstaan vanuit de discussie over de mogelijke aanpak en bestrijding van seksuele intimidatie. De meeste organisaties kiezen voor de benaming Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen.

Organisaties kunnen bij de aanstelling van vertrouwenspersonen kiezen voor:

interne vertrouwenspersoon / externe vertrouwenspersoon / combinatie van beiden

Externe vertrouwenspersoon

Een tweede mogelijkheid is de aanstelling van een externe vertrouwenspersoon. Deze kan op abonnements- of uurbasis worden ingehuurd bij bijvoorbeeld een arbodienstverlener, een hierin gespecialiseerde organisatie (vaak branchegericht) of één van de vele zelfstandige externe vertrouwenspersonen. De kosten variëren van een abonnementsvorm per medewerker of vast bedrag per jaar, tot uurtarieven tussen 80 en 135 euro.

De Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen heeft op haar site (www.lvvv.nl) een beroepsregister staan met beschikbare en gecertificeerde externe vertrouwenspersonen. Het inhuren van een externe vertrouwenspersoon heeft zowel voor- als nadelen.
Mogelijke voordelen: onafhankelijkheid, deskundigheid, ervaring en objectiviteit. Mogelijke nadelen: de kosten en de grotere afstand tot de organisatie en de medewerkers. Voor kleine(re) organisaties is een externe vertrouwenspersoon wellicht een goede optie om onpartijdigheid en onafhankelijkheid te garanderen.

Combinatie in- en  externe vertrouwenspersoon

Als een organisatie kiest voor een combinatie van een in- en externe vertrouwenspersoon en ook nog de combi m/v kan aanbieden, ontstaat er voor de medewerkers een optimale keuzemogelijkheid. Iedere organisatie moet hierover weloverwogen een keuze maken. Wat er ook besloten wordt: instemming van de ondernemingsraad is in alle gevallen verplicht.

3.  Wat doet een vertrouwenspersoon?

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid geeft op www.arboportaal.nl de drie hoofdtaken van de vertrouwenspersoon weer.

– Opvangen en begeleiden van medewerkers die last hebben van seksuele intimidatie, pesten, agressie of geweld of discriminatie.
– Voorlichten/informeren van medewerkers over de werkwijze van de vertrouwenspersoon.
– Gevraagd en ongevraagd adviseren van het management over knelpunten in het beleid.

Sinds 2011 omschrijft het ministerie van SZW het takenpakket van de vertrouwenspersoon als volgt:
– verzorgen van eerste opvang van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben
– nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is
– slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures
– desgewenst begeleiden, als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leiding van een onderneming
– doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator
– geven van voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag
–  adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag
– registreren van gevallen van ongewenst gedrag

Het werkgebied van de vertrouwenspersoon omvat dus een breed scala aan taken, verplichtingen, activiteiten en vooral persoonlijke kwaliteiten en vaardigheden. Niet één gesprek of procedure is hetzelfde en vraagt telkens veel van de betrokken vertrouwenspersoon.

Een belangrijk onderdeel van de taakomschrijving en -uitvoering is de positionering van de vertrouwenspersoon. Hij legt uitsluitend verantwoording af aan het hoogste orgaan/bevoegd gezag binnen de organisatie. Is de klacht gericht tegen een vertegenwoordiger van het hoogste orgaan, dan richt de verantwoording zich naar de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht. De vertrouwenspersoon is dus géén verantwoording schuldig aan de eigen leidinggevende(n).

De functie van vertrouwenspersoon is niet te combineren met andere vertrouwensposities binnen de organisatie, zoals bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werker of lid van de klachtencommissie. Verder is het onverstandig om de rol van vertrouwenspersoon te vervullen voor medewerkers voor wie ook een personele of hiërarchisch verantwoordelijkheid geldt.

Voor een goede uitvoering van de functie is een degelijke functieomschrijving binnen de organisatie noodzakelijk. De Landelijke Vereniging (LVV) beschikt over een ‘model functie en taakomschrijving vertrouwenspersoon’. Hierin staan de taken beschreven, de werkzaamheden, de kwalificatie-eisen en de rechtsbescherming.

4.  Hoe word je vertrouwenspersoon?

In sommige organisaties wordt de vacature van vertrouwenspersoon opengesteld voor alle medewerkers en kunnen geïnteresseerden naar de functie solliciteren. Daarna volgen gesprekken en de definitieve keuze. In de meeste organisaties wordt een medewerker door het management of door de ondernemingsraad gevraagd om de functie te aanvaarden.

Een veelgehoorde reden is dat de betrokkene al een breed gedragen vertrouwen in de organisatie geniet en collega’s deze persoon al als vanzelfsprekend in vertrouwen nemen. Vaak is er een verband met het aantal dienstjaren, de leeftijd of functie. Het verschijnsel ‘dubbele petten’ geeft vaak aanleiding tot twijfel of discussie. Dit ontstaat als de vertrouwenspersoon een functie heeft waarin strijdige belangen (kunnen) optreden. Voorbeelden hiervan zijn personeelsfunctionarissen, leidinggevenden en leden van de ondernemingsraad.

5.   Waarover kun je NIET terecht bij een vertrouwenspersoon?

Uit de dagelijkse praktijk van veel vertrouwenspersonen blijkt dat er regelmatig collega’s komen praten over andere zaken dan de reguliere (psychosociale arbeidsbelasting, ongewenste omgangsvormen, integriteit). Veel voorkomende onderwerpen zijn:

–  functionerings- of beoordelingsgesprekken
–  reorganisatie
–  arbeidsconflicten
–  privéproblemen.

Strikt genomen zijn dit onderwerpen waar een vertrouwenspersoon meestal niet voor is aangesteld. Formeel is verwijzing naar medewerkers van de P&O/HRM-afdeling voldoende. Echter, het maken van een afspraak met de vertrouwenspersoon is over het algemeen geen eenvoudige en voor veel mensen een spannende en/of emotionele gebeurtenis. Het bieden van een luisterend oor is daarom bij deze onderwerpen het belangrijkste.